給与計算ミス防止
御社ではどのようなミス防止策を取っていますか？
弊事務所では、毎月70社以上のお客様の給与計算を行っております。70社以上もあると、お客様によってデータの記載項目や計算方法などに違いがあります。また、「引っ越ししたので今月の交通費はｘｘｘｘ円、来月からはｘｘｘｘ円に変更してください」「この方には今回のみ特別手当を支給しています」など、今月だけ特別発生する事項も様々です。
ミスが発生すると、担当者は「次回はミスをしないように気をつけます」上司は「次回はミスをしないように気をつけなさい」と、個人が気を付けることに焦点が置かれ、ミスの連鎖がなくならないということはないでしょうか。「人の手が入るとミスが起き易くなる」ことを前提に、弊所では、「人の記憶だけに頼らない」取り組みを行っています。
まずはミスの種類を探ってみましょう。
入力ミス
従業員の個人情報や給与額の数字などを間違えて入力してしまうミスです。見間違えもあるかもしれません。
人ですもの。数字の見間違い・勘違いしてしまいますよね
うっかり・勘違いミス
保険料の料率変更を把握しながら変更せずに計算してしまう、保険料の控除月をわかっていながら間違えてしまう、などの本人の思い込みによる単純なミスが挙げられます。本人は正しく計算しているつもりが間違っている、そんなミスはありますよね。
知識不足によるミス
社会保険料の料率が変更月であるのに以前の料率のまま処理してしまう、住民税の変更月なのに認識せずに以前の住民税のままで処理してしまう、社会保険料の控除月を間違えてしまう、非居住者の所得税率を変更しないまま計算してしまう、などが挙げられます。
体制不備のためのミス
第三者のチェックを行わず、誰もミスに気付かないままになってしまうミスです。社内体制を整えることで、直ぐに解消できるミスではないでしょうか。
情報共有ミス
複数のメンバーで業務を共有している場合に生じるミスです。社会保険事務担当者は知っているのに、給与計算担当は知らないために誤った計算をしてしまうなどが挙げられます。
私たちのミス防止策
その１ エクセルを活用する
弊所ではミスを防ぐために、エクセルを最大限に活用しています。お客様には弊所エクセルフォーマットに入力頂き、その情報を給与計算ソフトへ張り付けるだけ。給与計算が数秒で完成し、数字は張り付けるだけなので入力間違いを最小限に抑えることができます。
その２ チェックリストで計算漏れがないか常に確認
わかっているつもりが抜けてしまう。次回は起こらないように努力しますといいながら、また同じミスが発生する。弊所でもそんな状況が続いていました。ある本に、「間違えないように気を付けましょう」「頑張りましょう」といった精神論だけではミスが無くなりません、と書いてあり、ミス防止チェックリストが掲載されていました。それを参考に、弊所でもミス防止のためのチェックリストを作成することにしました。基本項目に関してはひな形を作成し、ひな形では対応できないお客様に関しては、お客様毎にチェック項目を作成。このチェックリストを作成することで、うっかり・勘違いミスを防ぎ、知識不足によるミスも防ぐことができるようになりました。
その３ 情報共有は、ファイル毎に管理
その月に発生する特別事項は、お客様毎のファイルで管理。情報を独り占めするような状況にならないようにしています。
その４ 必ず担当が最終チェック
弊所は、顧客担当と給与計算担当とに分かれて業務を行っております。そのため、給与計算担当者は、給与計算が完了すると、顧客担当に確認を依頼。ダブルチェックの徹底と情報の洩れ防止策を行っております。
その５ 社会保険料の料率変更などは、社内で共有
社会保険料などの料率変更があった場合は、社内で情報を共有。給与計算時に漏れがでないように対応しています。
いかがでしょうか。ミスを防止するための対策として参考になるものはありましたか。
私個人的には、目で見て確認できる「チェックリスト」を作成するだけでミスは激減すると感じています。「人の記憶」なんて当てにできません。「気をつけます」という言葉だけではミスは無くなりません。御社でもミスを防止するための対策に関して、真剣に取り組んでみてはいかがでしょうか。
